O email da empresa na caixa de entrada
Liga o email oficial da sua empresa e cada email de um cliente, e cada formulário do seu site ou do Zoho, chega à caixa de entrada ao lado do WhatsApp e do Instagram — e responde-lhe a partir desse mesmo email.
O guia O email da sua empresa trata do envio de faturas e contratos. Este guia trata da receção dos emails dos clientes na caixa de entrada e da resposta a eles.
O que acontece depois da ligação
- A cada poucos minutos, o ITC-CRM lê apenas as mensagens novas. As mensagens que já estavam no seu correio antes da ligação não são importadas.
- Cada email que uma pessoa escreveu à sua empresa entra na caixa como uma conversa «E-mail», com uma linha no topo que resume, na sua língua, o que o cliente pretende.
- Newsletters, publicidade e notificações automáticas (recibos, códigos de verificação, alertas de plataformas) são ignoradas e não ficam guardadas.
- Nada muda no seu correio: as mensagens não são marcadas como lidas e nada é apagado.
Configuração
- Integrações → o cartão Email → Gerir ligação.
- E-mail oficial — o endereço no domínio da sua empresa, como info@company.com.
- Senha do e-mail — a palavra-passe da própria caixa de correio, que encontra no painel do alojamento.
- Nome do remetente (opcional) — é o que o cliente vê nas suas respostas. Se o deixar vazio, é usado o nome da sua empresa.
- Deixe Servidor IMAP (opcional) e Servidor SMTP (opcional) vazios: são detetados automaticamente.
- Carregue em Testar e guardar ligação. O estado passa a «Ligado» depois de a entrada funcionar tanto para receber como para enviar.
O canal destina-se ao email oficial da empresa no domínio do seu site — o endereço para onde os clientes escrevem e onde chegam os formulários.
Carregue em Adicionar outra ligação dentro do cartão para ligar, por exemplo, sales@ ao lado de info@, e escolha os colaboradores responsáveis por cada email.
Formulários do site e Zoho
O formulário de contacto do seu site, ou um formulário do Zoho, chega normalmente ao email como uma única mensagem com todos os campos. O ITC-CRM lê esses campos e retira deles o nome, o email e o telefone do cliente, criando um contacto e um lead com grau de interesse, como em qualquer outra conversa.
Se o cliente deixar apenas o telefone, sem email, a mensagem entra na caixa com o número, para que um colaborador lhe ligue ou lhe escreva no WhatsApp.
Responder ao email
- Escreve a resposta dentro da conversa, como em qualquer outro canal, e ela sai do seu email oficial no mesmo fio de email do cliente.
- Com o botão de tradução 🌐 no topo da conversa, escreve na sua língua e o cliente recebe a resposta na dele.
- Fica guardada uma cópia de cada resposta na pasta «Enviados» do seu correio, por isso a conversa completa também está lá.
- Se a Resposta automática com IA estiver ativa, também responde aos emails; pode desativá-la só no canal de email em «Resposta automática por canal».
Se não funcionar
«O email ou a palavra-passe estão incorretos»
Experimente entrar com o mesmo endereço e a mesma palavra-passe no webmail do seu alojamento. Se funcionar lá e falhar aqui, alguns fornecedores exigem uma «palavra-passe de aplicação» em vez da palavra-passe normal.
«Não foi possível ligar ao servidor de correio»
O servidor não foi detetado automaticamente. Escreva à mão os servidores IMAP e SMTP tal como aparecem nas definições de correio do painel do alojamento e carregue novamente em Testar e guardar ligação.
Enviei um email e não apareceu
Aguarde alguns minutos: a leitura é periódica. Confirme também que o email chegou à «Caixa de entrada» do seu correio e não ao «Spam», e que não é uma mensagem em massa com uma ligação para cancelar a subscrição.
O cartão passou a «Precisa de nova ligação»
Provavelmente a palavra-passe do email mudou. Abra o cartão, escreva a nova palavra-passe e carregue em Testar e guardar ligação.