Firmen-E-Mail im Posteingang

Sie verbinden die offizielle E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens, und jede E-Mail eines Kunden sowie jedes Formular von Ihrer Website oder aus Zoho landet in Ihrem Posteingang — direkt neben WhatsApp und Instagram. Antworten Sie direkt aus derselben E-Mail-Adresse.

Was nach der Verbindung passiert

• Alle paar Minuten liest ITC-CRM nur neue Nachrichten. Nachrichten, die schon vor der Verbindung in Ihrem Postfach lagen, werden nicht abgerufen.
• Jede E-Mail, die ein Mensch an Ihr Unternehmen schreibt, landet als Unterhaltung im Kanal „E-Mail“, darüber eine Zeile, die in Ihrer Sprache zusammenfasst, was der Kunde möchte.
• Newsletter, Werbung und automatische Benachrichtigungen (Belege, Bestätigungscodes, Plattform-Hinweise) werden ignoriert und nicht gespeichert.
• In Ihrem Postfach ändert sich nichts: Nachrichten werden weder als gelesen markiert noch gelöscht.

Einrichtung

1. Integrationen → Karte Email → Verbindung verwalten.
2. Offizielle E-Mail — die Adresse auf der Domain Ihres Unternehmens, etwa info@company.com.
3. E-Mail-Passwort — das Passwort des Postfachs selbst, aus dem Panel Ihres Hosting-Anbieters.
4. Absendername (optional) — der Kunde sieht ihn in Ihren Antworten. Bleibt das Feld leer, wird Ihr Firmenname verwendet.
5. Lassen Sie IMAP-Server (optional) und SMTP-Server (optional) leer; beide werden automatisch erkannt.
6. Drücken Sie Verbindung testen und speichern. Der Status wechselt auf „Verbunden“, sobald die Anmeldung für Empfang und Versand gleichermaßen geklappt hat.

Website-Formulare und Zoho

Das Kontaktformular auf Ihrer Website oder ein Formular aus Zoho kommt meist als eine einzige E-Mail mit allen Feldern an. ITC-CRM liest die Felder und übernimmt Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden. Daraus entstehen ein Kontakt und ein Lead mit Interessensgrad, wie bei jeder anderen Unterhaltung.

Hinterlässt der Kunde nur eine Telefonnummer und keine E-Mail-Adresse, landet die Nachricht trotzdem mit seiner Nummer im Posteingang, sodass ein Mitarbeiter ihn anrufen oder per WhatsApp anschreiben kann.

Auf E-Mails antworten

• Sie schreiben Ihre Antwort in der Unterhaltung wie bei jedem anderen Kanal. Sie geht von Ihrer offiziellen E-Mail-Adresse im selben E-Mail-Verlauf beim Kunden ein.
• Mit der Übersetzungsschaltfläche 🌐 oben in der Unterhaltung schreiben Sie in Ihrer Sprache, und der Kunde erhält die Antwort in seiner.
• Eine Kopie jeder Antwort wird im Ordner „Gesendet“ Ihres Postfachs abgelegt, sodass die Unterhaltung auch dort vollständig bleibt.
• Ist die KI-Autoantwort aktiviert, beantwortet sie auch E-Mails. Sie lässt sich unter „Automatische Antwort pro Kanal“ nur für den E-Mail-Kanal abschalten.

Wenn es nicht funktioniert

„E-Mail-Adresse oder Passwort ist falsch“

Melden Sie sich mit derselben Adresse und demselben Passwort im Webmail Ihres Hosting-Anbieters an. Klappt es dort, aber nicht hier, verlangen manche Anbieter ein „App-Passwort“ statt des normalen Passworts.

„Verbindung zum Mailserver nicht möglich“

Der Server wurde nicht automatisch erkannt. Tragen Sie IMAP- und SMTP-Server von Hand ein, so wie sie in den E-Mail-Einstellungen im Panel Ihres Hosting-Anbieters stehen, und drücken Sie erneut Verbindung testen und speichern.

Ich habe eine E-Mail geschickt, aber sie erscheint nicht

Warten Sie ein paar Minuten, denn das Postfach wird in Abständen gelesen. Prüfen Sie außerdem, ob die E-Mail im „Posteingang“ Ihres Postfachs angekommen ist und nicht im Spam, und dass es keine Massen-E-Mail mit Abmeldelink ist.

Die Karte zeigt „Erneute Verbindung erforderlich“

Meist wurde das E-Mail-Passwort geändert. Öffnen Sie die Karte, geben Sie das neue Passwort ein und drücken Sie Verbindung testen und speichern.