Bedrijfsmail in je postvak
Je koppelt het officiële e-mailadres van je bedrijf, en elke e-mail van een klant, en elk formulier van je website of van Zoho, komt in je postvak terecht naast WhatsApp en Instagram — en je antwoordt vanaf datzelfde adres.
De handleiding Je bedrijfsmail gaat over het versturen van facturen en contracten. Deze handleiding gaat over het ontvangen van klantmails in je postvak en het beantwoorden ervan.
Wat er na het koppelen gebeurt
- Om de paar minuten leest ITC-CRM alleen nieuwe berichten. Berichten die al in je mailbox stonden vóór het koppelen worden niet opgehaald.
- Elke e-mail die een persoon aan je bedrijf schreef, komt in het postvak als een gesprek „E-mail”, met bovenaan een regel die in jouw taal samenvat wat de klant wil.
- Nieuwsbrieven, reclame en automatische meldingen (bonnetjes, verificatiecodes, meldingen van platforms) worden genegeerd en niet opgeslagen.
- Er verandert niets in je mailbox: berichten worden niet als gelezen gemarkeerd en er wordt niets verwijderd.
Instellen
- Integraties → de kaart Email → Koppeling beheren.
- Officieel e-mailadres — het adres op het domein van je bedrijf, zoals info@company.com.
- E-mailwachtwoord — het wachtwoord van de mailbox zelf, uit het controlepaneel van je hosting.
- Naam afzender (optioneel) — de klant ziet die bij je antwoorden. Laat je het leeg, dan wordt de naam van je bedrijf gebruikt.
- Laat IMAP-server (optioneel) en SMTP-server (optioneel) leeg: die worden automatisch gevonden.
- Druk op Verbinding testen en opslaan. De status wordt „Verbonden” zodra inloggen voor zowel ontvangen als verzenden is gelukt.
Het kanaal is bedoeld voor het officiële bedrijfsadres op het domein van je website — het adres waar klanten naartoe schrijven en waar formulieren binnenkomen.
Druk binnen de kaart op Nog een koppeling toevoegen om bijvoorbeeld sales@ naast info@ te koppelen, en kies welke medewerkers verantwoordelijk zijn voor elk adres.
Websiteformulieren en Zoho
Het contactformulier op je website, of een formulier van Zoho, komt meestal als één e-mail met alle velden binnen. ITC-CRM leest die velden en haalt er de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de klant uit, en maakt een contact en een lead met een interesseniveau aan, net als bij elk ander gesprek.
Laat de klant alleen een telefoonnummer achter en geen e-mailadres, dan komt het bericht met dat nummer in het postvak, zodat een medewerker kan bellen of via WhatsApp kan schrijven.
Op een e-mail antwoorden
- Je schrijft je antwoord in het gesprek, net als bij elk ander kanaal, en het vertrekt vanaf je officiële adres in dezelfde e-mailthread bij de klant.
- Met de vertaalknop 🌐 bovenaan het gesprek schrijf je in je eigen taal en ontvangt de klant het antwoord in de zijne.
- Van elk antwoord wordt een kopie bewaard in de map „Verzonden” van je mailbox, dus ook daar staat het hele gesprek.
- Staat AI-automatisch antwoord aan, dan beantwoordt het ook e-mails; je kunt het voor alleen het e-mailkanaal uitzetten via „Automatisch antwoord per kanaal”.
Als het niet werkt
„E-mailadres of wachtwoord onjuist”
Probeer met hetzelfde adres en wachtwoord in te loggen op de webmail van je hosting. Lukt het daar wel en hier niet, dan vragen sommige providers om een „app-wachtwoord” in plaats van het gewone wachtwoord.
„Kan geen verbinding maken met de mailserver”
De server is niet automatisch gevonden. Vul de IMAP- en SMTP-server handmatig in zoals ze in de mailinstellingen van je hostingpaneel staan, en druk opnieuw op Verbinding testen en opslaan.
Ik heb een e-mail gestuurd en die verschijnt niet
Wacht een paar minuten: er wordt periodiek gelezen. Controleer ook of de e-mail in je „Inbox” is aangekomen en niet in „Spam”, en dat het geen massamail met een afmeldlink is.
De kaart staat op „Opnieuw koppelen nodig”
Waarschijnlijk is het wachtwoord van de mailbox gewijzigd. Open de kaart, vul het nieuwe wachtwoord in en druk op Verbinding testen en opslaan.