L'email aziendale nella tua casella
Colleghi l'email ufficiale della tua azienda e ogni email di un cliente, e ogni modulo del tuo sito o di Zoho, arriva nella tua casella accanto a WhatsApp e Instagram, e rispondi da quella stessa email.
La guida La tua email aziendale riguarda l'invio di fatture e contratti. Questa guida riguarda la ricezione delle email dei clienti nella casella e le risposte.
Cosa succede dopo il collegamento
- Ogni pochi minuti ITC-CRM legge solo i messaggi nuovi. I messaggi già presenti nella tua posta prima del collegamento non vengono importati.
- Ogni email scritta da una persona alla tua azienda entra nella casella come conversazione "Email", con sopra una riga che riassume nella tua lingua cosa vuole il cliente.
- Newsletter, pubblicità e notifiche automatiche (ricevute, codici di verifica, avvisi delle piattaforme) vengono ignorate e non salvate.
- Nella tua posta non cambia nulla: i messaggi non vengono segnati come letti e non si cancella niente.
Configurazione
- Integrazioni → la scheda Email → Gestisci connessione.
- Email ufficiale — l'indirizzo sul dominio della tua azienda, ad esempio info@company.com.
- Password dell'email — la password della casella stessa, quella che trovi nel pannello dell'hosting.
- Nome mittente (facoltativo) — è ciò che il cliente vede nelle tue risposte. Se lo lasci vuoto, si usa il nome della tua azienda.
- Lascia vuoti Server IMAP (facoltativo) e Server SMTP (facoltativo): vengono rilevati automaticamente.
- Premi Verifica e salva connessione. Lo stato diventa "Collegato" quando l'accesso riesce sia per la ricezione sia per l'invio.
Il canale è pensato per l'email ufficiale dell'azienda sul dominio del suo sito, cioè l'indirizzo a cui scrivono i clienti e a cui arrivano i moduli.
Premi Aggiungi un'altra connessione dentro la scheda per collegare, ad esempio, sales@ accanto a info@; puoi anche scegliere quali dipendenti seguono ciascuna email.
Moduli del sito e Zoho
Il modulo di contatto del tuo sito, o un modulo di Zoho, di solito arriva in posta come un unico messaggio con tutti i campi. ITC-CRM legge i campi e ne ricava nome, email e numero di telefono del cliente, poi crea un contatto e un lead con il suo livello di interesse, come per qualsiasi altra conversazione.
Se il cliente lascia solo un numero di telefono senza email, il messaggio entra nella casella con il suo numero, così un dipendente può chiamarlo o scrivergli su WhatsApp.
Rispondere a un'email
- Scrivi la risposta nella conversazione come in qualsiasi altro canale, e parte dalla tua email ufficiale nello stesso thread email che vede il cliente.
- Con il pulsante di traduzione 🌐 in cima alla conversazione scrivi nella tua lingua e il cliente riceve la risposta nella sua.
- Una copia di ogni risposta viene salvata nella cartella "Inviata" della tua posta, così la conversazione resta completa anche lì.
- Se la risposta automatica è attiva, risponde anche alle email; puoi disattivarla solo per il canale email da "Risposta automatica per canale".
Se non funziona
"Email o password non corrette"
Prova ad accedere con lo stesso indirizzo e la stessa password alla webmail del tuo hosting. Se lì funziona e qui no, alcuni provider richiedono una "password per le app" al posto della password normale.
"Impossibile connettersi al server di posta"
Il server non è stato rilevato automaticamente. Inserisci a mano i server IMAP e SMTP come compaiono nelle impostazioni email del pannello dell'hosting, poi premi di nuovo Verifica e salva connessione.
Ho inviato un'email e non compare
Aspetta qualche minuto: la lettura è periodica. Controlla anche che l'email sia arrivata in "Posta in arrivo" e non in "Spam", e che non sia un invio massivo con un link di disiscrizione.
La scheda indica "Da ricollegare"
Molto probabilmente è cambiata la password dell'email. Apri la scheda, inserisci la nuova password e premi Verifica e salva connessione.