L'e-mail de l'entreprise dans la boîte de réception
Vous connectez l'adresse e-mail officielle de votre entreprise : chaque e-mail d'un client, et chaque formulaire envoyé depuis votre site web ou depuis Zoho, arrive dans votre boîte de réception juste à côté de WhatsApp et d'Instagram — et vous répondez depuis cette même adresse.
Le guide La messagerie de votre entreprise concerne l'envoi des factures et des contrats. Ce guide-ci concerne la réception des e-mails des clients dans la boîte de réception et la réponse à ces e-mails.
Ce qui se passe après la connexion
- Toutes les quelques minutes, ITC-CRM lit uniquement les nouveaux messages. Les messages présents dans votre boîte avant la connexion ne sont pas récupérés.
- Chaque e-mail écrit par une personne à votre entreprise entre dans la boîte de réception comme une conversation du canal « E-mail », surmontée d'une ligne qui résume dans votre langue ce que veut le client.
- Les newsletters, les publicités et les notifications automatiques (reçus, codes de vérification, alertes des plateformes) sont ignorées et ne sont pas enregistrées.
- Rien ne change dans votre messagerie : les messages ne sont pas marqués comme lus et rien n'est supprimé.
Configuration
- Intégrations → la carte Email → Gérer la connexion.
- E-mail officiel — l'adresse sur le domaine de votre entreprise, par exemple info@company.com.
- Mot de passe de l'e-mail — le mot de passe de la boîte mail elle-même, depuis le panneau de votre hébergeur.
- Nom de l'expéditeur (facultatif) — le client le voit dans vos réponses. Si vous le laissez vide, le nom de votre entreprise est utilisé.
- Laissez Serveur IMAP (facultatif) et Serveur SMTP (facultatif) vides : ils sont détectés automatiquement.
- Appuyez sur Tester et enregistrer la connexion. Le statut passe à « Connecté » une fois la connexion réussie à la fois pour la réception et pour l'envoi.
Le canal est réservé à l'e-mail officiel de l'entreprise sur le domaine de son site : l'adresse à laquelle écrivent les clients et où arrivent les formulaires.
Appuyez sur Ajouter une autre connexion dans la carte pour connecter, par exemple, sales@ à côté de info@. Vous pouvez désigner les membres de l'équipe responsables de chaque adresse.
Formulaires du site et Zoho
Le formulaire de contact de votre site web, ou un formulaire Zoho, arrive généralement par e-mail sous la forme d'un seul message contenant tous les champs. ITC-CRM lit les champs et en extrait le nom, l'e-mail et le numéro de téléphone du client, puis crée un contact et un prospect avec un niveau d'intérêt, comme pour n'importe quelle autre conversation.
Si le client n'a laissé qu'un numéro de téléphone, sans e-mail, le message arrive quand même dans la boîte de réception avec son numéro, pour que l'équipe puisse l'appeler ou lui écrire sur WhatsApp.
Répondre aux e-mails
- Vous rédigez votre réponse dans la conversation comme pour tout autre canal ; elle part de votre e-mail officiel dans le même fil d'e-mails chez le client.
- Avec le bouton de traduction 🌐 en haut de la conversation, vous écrivez dans votre langue et le client reçoit la réponse dans la sienne.
- Une copie de chaque réponse est enregistrée dans le dossier « Envoyés » de votre messagerie, pour que la conversation y reste complète elle aussi.
- Si la Réponse automatique par IA est activée, elle répond aussi aux e-mails. Vous pouvez la désactiver pour le seul canal e-mail depuis « Réponse automatique par canal ».
Si cela ne fonctionne pas
« L'e-mail ou le mot de passe est incorrect »
Essayez de vous connecter avec la même adresse et le même mot de passe au webmail de votre hébergeur. Si cela fonctionne là-bas mais pas ici, certains fournisseurs exigent un « mot de passe d'application » au lieu du mot de passe habituel.
« Impossible de se connecter au serveur de messagerie »
Le serveur n'a pas été détecté automatiquement. Saisissez manuellement les serveurs IMAP et SMTP tels qu'ils apparaissent dans les réglages de messagerie du panneau de votre hébergeur, puis appuyez à nouveau sur Tester et enregistrer la connexion.
J'ai envoyé un e-mail et il n'apparaît pas
Patientez quelques minutes : la lecture est périodique. Vérifiez aussi que l'e-mail est bien arrivé dans la « Boîte de réception » de votre messagerie et non dans les « Indésirables », et qu'il ne s'agit pas d'un envoi groupé avec un lien de désabonnement.
La carte affiche « Reconnexion nécessaire »
Le plus souvent, le mot de passe de l'e-mail a changé. Ouvrez la carte, saisissez le nouveau mot de passe et appuyez sur Tester et enregistrer la connexion.