Gelen kutunuzda şirket e-postası
Şirketinizin resmi e-postasını bağlarsınız; müşteriden gelen her e-posta ve web sitenizden ya da Zoho'dan gelen her form, gelen kutunuza WhatsApp ve Instagram'ın yanına düşer. Yanıtı da aynı e-postadan verirsiniz.
Şirket e-postanız rehberi faturaların ve sözleşmelerin gönderilmesiyle ilgilidir. Bu rehber ise müşteri e-postalarını gelen kutunuzda almak ve yanıtlamakla ilgilidir.
Bağladıktan sonra ne olur
- ITC-CRM birkaç dakikada bir yalnızca yeni mesajları okur. Bağlantıdan önce posta kutunuzda bulunan mesajlar çekilmez.
- Bir kişinin şirketinize yazdığı her e-posta, gelen kutusuna "E-posta" görüşmesi olarak girer; üstünde müşterinin ne istediğini sizin dilinizde özetleyen bir satır bulunur.
- Bültenler, reklamlar ve otomatik bildirimler (makbuzlar, doğrulama kodları, platform uyarıları) yok sayılır ve saklanmaz.
- Posta kutunuzda hiçbir şey değişmez: mesajlar okundu olarak işaretlenmez ve hiçbir şey silinmez.
Kurulum
- Entegrasyonlar → Email kartı → Bağlantıyı yönet.
- Resmi e-posta — şirketinizin alan adındaki adres, örneğin info@company.com.
- E-posta şifresi — posta kutusunun kendi şifresi; hosting panelinizden alınır.
- Gönderen adı (isteğe bağlı) — müşteri bunu yanıtlarınızda görür. Boş bırakırsanız şirketinizin adı kullanılır.
- IMAP sunucusu (isteğe bağlı) ve SMTP sunucusu (isteğe bağlı) alanlarını boş bırakın; ikisi de otomatik algılanır.
- Bağlantıyı test et ve kaydet düğmesine basın. Hem alma hem gönderme için giriş başarılı olduğunda durum "Bağlandı" olur.
Bu kanal, şirketinizin web sitesi alan adındaki resmi e-postası içindir; müşterilerin yazdığı ve formların ulaştığı adres budur.
Örneğin info@ adresinin yanına sales@ adresini bağlamak için kartın içindeki Başka bir bağlantı ekle düğmesine basın; her adresten hangi ekip üyelerinin sorumlu olacağını da seçebilirsiniz.
Web sitesi ve Zoho formları
Web sitenizdeki iletişim formu ya da Zoho'dan gelen bir form, genellikle tüm alanları içeren tek bir e-posta olarak ulaşır. ITC-CRM bu alanları okur ve müşterinin adını, e-postasını ve telefon numarasını alır; ardından diğer tüm görüşmelerde olduğu gibi bir kişi ve ilgi puanına sahip bir potansiyel müşteri oluşturur.
Müşteri e-posta bırakmadan yalnızca telefon numarası bıraktıysa, mesaj numarasıyla birlikte gelen kutusuna yine girer; böylece bir ekip üyesi onu arayabilir ya da WhatsApp'tan yazabilir.
E-postayı yanıtlamak
- Yanıtınızı diğer kanallarda olduğu gibi görüşmenin içine yazarsınız; yanıt resmi e-postanızdan, müşteri tarafında aynı e-posta dizisinin içinde gider.
- Görüşmenin üstündeki 🌐 çeviri düğmesiyle kendi dilinizde yazarsınız, müşteri yanıtı kendi dilinde alır.
- Her yanıtın bir kopyası posta kutunuzdaki "Gönderilenler" klasörüne kaydedilir; böylece görüşmenin tamamı orada da durur.
- Yapay zekâ otomatik yanıtı açıksa e-postaları da yanıtlar. Yalnızca e-posta kanalı için "Kanala göre otomatik yanıt" bölümünden kapatabilirsiniz.
Çalışmazsa
"E-posta veya şifre hatalı"
Aynı adres ve şifreyle hosting sağlayıcınızın web postasına giriş yapmayı deneyin. Orada çalışıp burada başarısız oluyorsa, bazı sağlayıcılar normal şifre yerine bir "uygulama şifresi" ister.
"Posta sunucusuna bağlanılamadı"
Sunucu otomatik algılanamadı. IMAP ve SMTP sunucularını hosting panelinizin e-posta ayarlarında göründüğü şekilde elle yazın, ardından Bağlantıyı test et ve kaydet düğmesine yeniden basın.
Bir e-posta gönderdim ama görünmedi
Birkaç dakika bekleyin; okuma belirli aralıklarla yapılır. E-postanın posta kutunuzda "Spam" klasörüne değil "Gelen Kutusu"na düştüğünden ve abonelikten çıkma bağlantısı içeren toplu bir mesaj olmadığından emin olun.
Kart "Yeniden bağlanması gerekiyor" diyor
Büyük olasılıkla e-posta şifresi değişti. Kartı açın, yeni şifreyi yazın ve Bağlantıyı test et ve kaydet düğmesine basın.