AI-automatisch antwoord
De assistent leest het gesprek van de klant en antwoordt namens jou — in de eigen taal van de klant, en uitsluitend op basis van de informatie van je bedrijf. Hij “leert” niet; hij wordt gevoed met feiten. Het verschil daartussen is waar deze hele pagina over gaat.
Hoe het werkt
Hij leest drie bronnen en verder niets: je notities, je bedrijfsprofiel (naam, telefoon, adres) en je dienstencatalogus met prijzen. Prijzen komen uitsluitend uit de catalogus, zodat één dienst nooit twee verschillende prijzen heeft.
Dit is de ene regel die geen enkele notitie kan overrulen. Als de informatie niet van jou komt, zegt hij dat hij het navraagt en dat een collega erop terugkomt.
Je notities — het cruciale veld van het hele systeem
Wat je in het feitenveld schrijft, is geen achtergrondinformatie die hij er eventueel bij pakt. Het zijn bindende instructies die zijn standaardstijl overrulen.
Elke stap die je notities niet beschrijven, eindigt met “Ik zoek het na en een collega komt erop terug.”
Dit is echt gebeurd: in de notities van één bedrijf stond alleen “vraag meteen om zijn telefoonnummer en e-mailadres”. Hij deed precies dat — en zodra hij ze had, vertelde niets hem wat er daarna moest gebeuren, dus sloot hij het gesprek af met die zin.
De oplossing: beschrijf een volledig traject — wat het eerste antwoord zegt, wat er gebeurt na elke stap die hij afrondt, waar het gesprek toe dient, en wanneer hij moet overdragen aan een mens.
Vier manieren om hem te voeden
| Knop | Het beste voor |
|---|---|
| Analyseer mijn gesprekken en stel feiten voor | Bedrijven die al een tijd bij ons zitten |
| Haal WhatsApp-geschiedenis op van het gekoppelde apparaat | Iedereen die via QR is gekoppeld — het eenvoudigst |
| Importeer gesprekken uit een andere app | Iedereen die van een vorig systeem komt |
| Analyseer de bedrijfswebsite | Iedereen |
Oude gesprekken bevatten fouten van medewerkers en verouderde prijzen. In één echt archief vonden we “$1.200” en “1.200 pond” voor dezelfde dienst, en drie verschillende prijzen voor één schooljaar. Automatisch opgeslagen zou dat de assistent hebben geleerd om met overtuiging te liegen.
Wanneer antwoordt hij?
- Altijd — hij beantwoordt elk bericht.
- Buiten werktijd — alleen ‘s nachts en op feestdagen, en hij zwijgt zodra de eerste medewerker terug is. Hij leest je echte dienst- en verlofrooster, niet een vaste klok.
- Aangepast — dagen en tijden die jij instelt.
Je verliest nooit de klant die om twee uur ‘s nachts schrijft, en hij zit je medewerkers overdag nooit in de weg.
Overdragen aan een mens
Het eerste bericht dat een mens in een gesprek schrijft, stopt het automatische antwoord onmiddellijk en legt een interne notitie vast. De klant krijgt nooit twee antwoorden op één vraag.
Je kunt ook een overdracht afdwingen na een ingesteld aantal klantberichten. En zelfs als hij anders is geïnstrueerd, geeft hij geen contactnummer prijs vóór het overdrachtsmoment — dat is vastgelegd in code, niet in tekst: de tekst overtuigt, de code voorkomt.
Waarom zwijgt hij? — controleer op volgorde
Elk van deze punten houdt het antwoord op zichzelf al tegen. Sla er geen over:
- De schakelaar voor het hele bedrijf staat aan.
- Automatisch antwoord staat aan voor dit specifieke gesprek — gesprekken die ouder zijn dan de instelling “automatisch toevoegen” blijven uit, en één knop zet ze allemaal aan.
- Het tijdstip valt binnen het venster (modus, rooster, diensten).
- De maandlimiet is niet opgebruikt.
- Het laatste bericht in het gesprek komt van de klant, niet van jou.
- Officiële WhatsApp: het venster van 24 uur is open.
Tekst, spraakberichten (uitgeschreven en daarna inhoudelijk beantwoord) en afbeeldingen (direct gelezen). Hij antwoordt in de taal van het binnengekomen bericht, ongeacht de taal van je systeem.
Slechte automatische antwoorden op WhatsApp leiden tot klachten, die de kwaliteitsbeoordeling van je nummer bij Meta verlagen, wat je verzendlimieten verlaagt. Lees na het inschakelen de eerste tien gesprekken zelf na. Laat het op dag één niet aan zichzelf over.